Les Archives .PST

Une boite aux lettres trop volumineuse peut provoquer des lenteurs ou même un blocage administratif si des règles de quotas sont mises en place dans la société où vous travaillez.
Il convient alors de créer un dossier de stockage. Ce fichier porte l’extension .pst qui n’est compréhensible que par Outlook.

Création de l’archive

• Pour Office 2000 : créer le fichier en cliquant sur Fichier / Nouveau / Fichier de dossiers personnels (.pst)
• Pour Office 2003 : créer le fichier en cliquant sur Fichier / Nouveau / Fichier de données

 

Dans la boite de dialogues qui apparaît, vous devez indiquer à quel emplacement doit être archivé ce dossier ainsi que le nom que vous souhaitez lui donner et de valider le tout en cliquant sur Créer.
Il est important de noter qu’un fichier personnel doit être créé en local (sur le disque C :), en revanche, un dossier de documents professionnels est à créer sur le réseau
Une fois ce dossier créé, une fenêtre apparaît :

Il est possible de sécuriser cette archive en lui attribuant un mot de passe

Utilisation d’un dossier d’archives

Les dossiers archivés ne s’ouvrent pas automatiquement au lancement d’Outlook, il est nécessaire de les rouvrir lorsque l’on en a besoin :
Une fois Outllok lancé, cliquez sur Fichier / Ouvrir / Fichier de dossiers personnels (.pst), sélectionnez le fichier que vous souhaitez ouvrir et cliquez sur Ok, le dossier va alors s’afficher dans votre boîte aux lettres.
Pour le fermer, faites un clic droit  sur le dossier puis Fermer.

Réparer un fichier .PST

Avant tout, localiser le fichier à réparer : menu Fichier, Gestion de fichier de données, choisir le dossier personnel, Paramètres, et noter quelque part le nom et l'emplacement du fichier. Quitter ensuite Outlook.
Cliquer sur Démarrer, Rechercher et saisir SCANPST.EXE dans la zone nom du fichier. Cliquer sur le bouton Rechercher.
Double clic sur le nom du fichier trouvé. S'il y en a plusieurs sur votre machine, prendre le plus récent.
Cliquer sur le bouton Parcourir afin d'indiquer où se trouve le PST à réparer que vous avez précédemment noté et cliquer sur Ouvrir.
Cliquer ensuite sur le bouton Démarrer afin de lancer la vérification/réparation du fichier.